SPSS: Van dataverzameling naar een rapport? Hoe dan?

Als schrijver van een verlag heb je veel ballen in de lucht te houden en je wilt het vooral niet verkeerd doen. Zeker niet bij een scriptie. Je gaat dapper op zoek naar veel informatie om je scriptie te vullen. Tientallen (betrouwbare) bronnen en een veldonderzoek met interviews en/of een enquête leveren soms wel honderden pagina’s aan informatie op. En alle informatie is voor jou als schrijver even belangrijk, want je zou misschien wel eens iets kunnen vergeten wat belangrijk is… Dus zit je met je handen in het haar te staren naar die map op je laptop waarin al je informatie staat en je denkt: hoe kom ik in vredesnaam aan een gestructureerd rapport binnen alle eisen van de opleiding?
Om je hiermee te helpen heeft de SPSSKoning hieronder een paar tips op een rijtje gezet, zelf al ruim 10 jaar scriptiebeoordelaar. Doe er je voordeel mee!
 
            Geen stress, met SPSS! 
 1. Een goed begin is het halve werk

Je hebt het vast vaak genoeg gehoord en wellicht ben je er stiekem ook al een paar keer tegen aangelopen… je moet vanaf het begin een goede structuur opbouwen in de wijze waarop je informatie opslaat. Artikelen die je leest, stukken uit boeken die je kunt gebruiken of een goed gesprek waar net dat ene logische puzzelstukje werd uitgelegd. Allemaal zaken die uit je hoofd kunnen verdwijnen na een leuk weekendje weg met wat slaaptekort. Maak er dus vanaf het begin een gewoonte van om belangrijke zaken te noteren en op te slaan. Hiervoor moet je vooral je eigen methodes gebruiken die voor jou prettig werken. Want jij moet het gebruiken. Er zijn natuurlijk genoeg hulpprogramma’s beschikbaar die zorgen dat je je bronnen goed op kan slaan en bewaren (bijvoorbeeld Mendeley https://www.mendeley.com/ )). Daarnaast zou je bijvoorbeeld OneNote van Microsoft kunnen gebruiken. Een programma waar je zo even citaten, aantekeningen van gesprekken en meer kunt opslaan per relevante categorie. Persoonlijk was ik zelf altijd van een goede mappenstructuur op mijn laptop (die ik te laat opbouwde), en zorgen dat ik dagelijks mijn materialen even opsloeg (ik was al blij als het mij 1x in de week lukte). Een mappenstructuur waarbij je per deelvraag of per hoofdstuk materialen opslaat en overige mapjes met materialen die je nog wilt gebruiken, zorgt er in ieder geval voor dat je in je eigen systeem zaken terug kunt vinden.

2. Informatie op de juiste plek

En dan komt dat moment, honderd pagina’s met bronnen, 200 vragenlijsten ingevuld en 15 interviews afgenomen. Hoe nu verder? De belangrijkste tip daarin is: zet de informatie op de plek waar het hoort. Ga niet direct beginnen met de vraag of zaken wel relevant zijn in je rapport. Waar je wel mee moet beginnen is het plaatsen van de informatie waar deze hoort. Je doet dit aan de hand van je (sub)deelvragen. Hoe beter je in het begin (bijvoorbeeld in je plan van aanpak) hebt nagedacht over de deelvragen en sub deelvragen, des te beter kun je nu je informatie neerzetten waar deze hoort. Zo ontstaat er vanzelf duidelijk per (sub)onderdeel welke informatie er is en welke informatie er eventueel nog ontbreekt. Je zult ook gaan merken dat je niet alle verzamelde informatie logisch bij een onderdeel kwijt kan. Blijf daar eerst niet in hangen. Gooi het even in een mapje overige en ga door met het plaatsen van de informatie. Als je daarmee klaar bent kun je nog eens kijken naar de overgebleven informatie. Is dit niet relevant? Of is dit juist super relevant en heb  je daar vooraf niet een (juiste) deelvraag over geformuleerd? Niets aan de hand, dat heet voortschrijdend inzicht. Creëer een plek waar deze informatie wel tot zijn recht zou komen en verantwoord dit later in je scriptie.

3. Eerst analyseren, dan concluderen

Dit klinkt heel logisch, alleen de praktijk leert dat veel studenten hier nog de mist in gaan. Analyseren is iets anders dan concluderen. Analyseren is ook iets anders dan informatie verzamelen en weergeven. In de analyse probeer je de informatie die je hebt gevonden (weet je nog: honderden pagina’s) te reduceren en tot een logisch geheel te brengen. Hiervoor gebruik je bijvoorbeeld methoden uit modellen of analyse technieken. Je combineert bronnen en geeft uitgebreid antwoord op de deelvraag. Je maakt per deelonderwerp een logisch verhaal uit de data/gegevens, zonder direct een conclusie te trekken. Hoe kun je het verschil het beste in je hoofd houden? Als je een eigen mening vormt of beschrijft wat er moet gebeuren, ben je aan het concluderen of advies aan het geven. Houd het nog even voor je.

4. Blijf niet hangen bij de analyse en de conclusies

Te vaak zien we dat studenten blijven hangen in de analyse. Ze beschrijven van alles en nog wat en vinden de volgende stap naar conclusies al heel lastig. Laat staan naar aanbevelingen of advies. Hierin schuilt vaak onzekerheid. Je hebt alle informatie en nu komt het op eens aan op jou! Maar geen zorgen, als beoordelaars zijn we juist op zoek naar wat jij kan. We willen weten welke conclusies jij trekt en welk advies daaruit gaat volgen. Niet omdat we je willen controleren, maar omdat we nieuwsgierig zijn. In gesprekken met studenten blijkt keer op keer dat ze heel goed weten wat de belangrijkste conclusies zijn. Vaak is dat iets anders dan de opdrachtgever had verwacht. En dat is spannend. Eng zelfs. Maar juist ook waarom jij bent ingehuurd. Als ze alles al wisten, hadden ze jou niet nodig. Dus laat maar horen die conclusies en de aanbevelingen of het advies. Ga helemaal los en gebruik de informatie die je eerder hebt onderzocht om je verhaal te ondersteunen. Introduceer je iets nieuws? Vergeet dan niet om je verhaal weer te onderbouwen vanuit bronnen.

Vind je het lastig om van veel informatie naar een conclusie te komen? Vraag je dan af of je wel alle deelvragen goed beantwoord hebt (voldoende informatie?). Het kan ook zijn dat je er achter komt dat je niet alle vragen gesteld hebt. Klopt het wel allemaal? Maak dan een mooie mind map. Tekenen helpt. Sowieso helpt iets doen altijd. Als je het niet weet, gewoon aan het werk gaan, het antwoord komt vanzelf.

5. Methode-W

En dan nu de gouden tip om te blijven binnen de eisen van de opleiding. Maar vooral ook om een fijn leesbare rapportage of scriptie te schrijven, die bol staat van relevante informatie, scherpe analyses en briljant en logisch advies. Met andere woorden: die rode draad waar iedereen het altijd over heeft, loopt als een kloppende levenslijn dwars door je verhaal heen. Hoe? Methode-W! Je hebt als het goed is tot nu toe alleen in de analysefase informatie gereduceerd en je niet druk gemaakt om de omvang van je rapportage. Je hebt geconcludeerd en geadviseerd. Met andere woorden, je bent aan het einde van “het document”. Nu ga je in de omgekeerde volgorde weer naar boven. Je weet nu namelijk waar je advies op uitkomt. In je advies maak je gebruik van de belangrijkste conclusies. Lees dat hoofdstuk nu nog eens, is alles wat daarin staat nodig om het advies goed te begrijpen? Of kunnen sommige onderdelen worden ingekort of er zelfs uit? Na deze opschoontaak kun je de analyse/resultaten fase van je rapport nog eens door. Je hebt nu een scherp conclusie hoofdstuk. Welke onderdelen zijn relevant uit je analyse/resultaten om de conclusies te kunnen begrijpen? Nu zul je zien dat er best veel ingekort kan worden en er ook veel zaken naar de bijlage kunnen. Dan kom je weer bij je inleiding met de probleemstelling. Klopt dit nog allemaal als je terugkijkt op wat je gedaan hebt? Kan het korter, moet het anders worden ingestoken? Herschrijf indien nodig.

Nu je van onder naar boven alles opgeschoond hebt, is het tijd om het rapport nog eens door te lezen. Het liefst op een andere wijze dan je gewend bent (dus nu op papier of op een ander device). Nu is ook het moment om hulp in te roepen van medestudenten, ouders, collega’s etc. Die lezen het voor het eerst en kunnen opzoek naar de “rode draad” jou nog veel tips geven. Hoef je het zelf niet te doen dan? Ja juist wel! Jij bent de meester van je scriptie, de koning van je verhaal en de keizer van de resultaten. Alleen jij kan beoordelen of wat er staat klopt.

De laatste weg is weer naar boven. Waarom nog een keer? Dit is een prima methode om je samenvatting / management summary / abstract of hoe het ook heet, te schrijven. De lezers van de samenvatting zijn vooral geïnteresseerd in de belangrijkste aanbevelingen en het advies. De daarbij horende conclusies en hoe je daar toe gekomen bent. Van onder naar boven lezen en op basis daarvan de samenvatting maken zorgt voor veel minder niet-relevante info in de samenvatting. Probeer het maar, het werkt echt!

Tot slot – tijd, tijd, tijd….altijd te weinig

Het lijkt er in dit soort trajecten vaak op dat je aan het einde van de periode nog een stuk schrijfwerk over houdt in plaats van andersom. Je hebt altijd te weinig tijd. Vraag jezelf eens af of dat echt zo is, of dat je dat vooral denkt omdat je bang bent dat het niet goed zal zijn en je daarom dingen uitstelt? Ik was altijd zo’n uitsteller vanuit onzekerheid. En dan de laatste weken dag en nacht knallen. Terugkijkend denk je dan altijd dat er meer uit te halen valt. Vertrouw op jezelf en wees je er van bewust dat bij 99 van de 100 scripties de student altijd meer weet over het onderwerp dan zijn begeleider en bedrijfsbegeleider. Jij ben 15 tot 20 weken bezig geweest met het onderwerp. Als beoordelaar zijn we opzoek naar een student die laat zien dat hij meester is over een onderwerp of probleem, dat zij er goed over nagedacht heeft en tot logische conclusies komt en keuzes durft  te maken op basis van die conclusies. We hoeven het echt niet altijd met je eens te zijn, maar als je verhaal logisch is van A tot en met Z, dan ben jij die aankomende professional die op basis van onderbouwing uit betrouwbare informatie de juiste conclusies kan trekken en keuzes durft te maken.

De laatste tip is dan ook: ken de zwakheden van de scriptie. Schrijf een goede verantwoording waarin je aangeeft wat goed en ook wat minder goed is gegaan. Ga geen dingen verdedigen waarvan je weet dat het niet klopt. Een professional beschrijft het zoals het is en kan aangeven hoe het de volgende keer anders zou kunnen.

Lang verhaal kort:

Begin op tijd met een goede structuur, zet de informatie daar waar deze hoort en maak je tijdens de analyses niet druk om de omvang van je rapport. Ga met de methode-W door je scriptie of rapportage heen en schrijf een scherp en relevant verhaal.

Heb jij zelf nog relevante tips? Deel ze via de facebookpagina van: http://facebook.com/spsskoning

Problemen met SPSS? Neem een kijkje op https://www.spsskoning.nl/slimacademy

Plan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek

Vul de velden hieronder in en wij nemen uiterlijk binnen 1 werkdag contact met je op!

Vul je gegevens in en vervolgens nemen wij op werkdagen binnen 1 uur contact met je op om een vrijblijvend telefonisch adviesgesprek in te plannen. In dit gesprek kijkt een van onze scriptie-experts in welke fase van het scriptietraject je bent, waar je tegenaan loopt en tot slot hoe wij er samen voor kunnen zorgen dat je jouw scriptie goed afrondt. Je kunt ons ook direct bellen via 010 – 714 23 43 of een WhatsApp bericht sturen naar 06 43 247 310.





sepaand2019-04-09T10:13:49+01:00

Door de site te blijven gebruiken, ga je akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten